הימנעות מטעויות נפוצות במצגות PPT

ינואר 2012, ראש הממשלה בנימין נתניהו יוצא בהכרזה שמתפרסמת גם בתקשורת: "מעתה מצגות מוגבלות למקסימום 5 שקפים". האם זה מה שהפך את המצגות להיות יותר אפקטיביות ופחות משעממות? התשובה היא: לא! זה רק הפך אותן לעמוסות יותר, מתישות ולא ענייניות. 

אז איך נמנעים מהתופעה הכל כך נפוצה הזו, שבה מצגת הופכת להיות מטרד והתוצאה היא שבסופה של הישיבה, אנשים מדברים על הבורקס - כי זה הדבר היחיד שהיה מעניין?!

להלן 5 טעויות נפוצות בהצגת מצגות וכיצד ניתן להימנע מהן:

1. כפל מלל - אנשים נוטים להקריא מילה במילה את התוכן שמופיע בשקפים. אם אנחנו מציגים ובעצם מקריאים את כל מה שמופיע במצגת, ניתן להמשיל זאת לאמירה של כל דבר פעמיים. המטרה של מצגת היא רק להוות כלי עזר, הן לדובר והן לקהל, ולא להחליף את הדובר. הנוכחות של הדובר חייבת להיות קריטית ודומיננטית והמצגת אמורה ללוות את דבריו רק בנקודות ובכותרות, מאוד תמציתיות. מטרתה העיקרית להזכיר לדובר על מה הוא הולך להרחיב וכן לאפשר לקהל רצף לוגי על מנת שיהיה יותר קל לעקוב אחרי המסרים המרכזיים ואחר כך גם לזכור ולתעדף מה שחשוב.

2. קשר עין - מרבית האנשים נוטים להסתכל בעיקר על המצגת או על מסך המחשב שמולם. על מנת שאנשים יהיו קשובים ועל מנת שיהיה לנו יותר קל לרתום אותם לנושא, בגינו אנחנו בכלל נפגשים, קשר העין שלנו חייב להיות מופנה לכל הקהל ורק כ20% מהזמן למצגת עצמה. מציג אמור להיות בקיא בתוכן המצגת ולדעת להרחיב על הנקודות המופיעות במצגת בעל-פה. ניתן לשלב במצגת  נתונים, מספרים או מונחים על מנת להקל ולעזור, אך את המלל והמידע המורחב המציג צריך לדעת. תתאמנו לפני, תעזרו בכרטיסיות על מנת לשמור על הרצף המחשבתי, אך תזכרו את המלל ודברו שוטף.

3. עומס מלל - מצגות נראות הרבה פעמים כמו מסמכי וורד במקרה הטוב או כמו בדיקת עיניים אצל רופא במקרה הרע. אנחנו אומרים לאנשים "דמיין שכל מילה שאתה רושם במצגת מורידה לך חמישים שקלים מהמשכורת – אח"כ תראה עם כמה מילים תישאר". הכלל תקף גם לגרפים - חשוב מאוד להבליט בתוך הגרף מה הנתון המרכזי שעליו אנחנו רוצים לדבר או מה המסקנה במילים מהנתונים שמופיעים בגרף. לעתים קרובות, הקהל רואה עומס של גרפים, טבלאות, מספרים וכאן איבדתם אותו, יורד להם מסך שחור ובאותה שנייה הם כבר חזרו לסמארטפונים שלהם. מה שקובע הוא האיכות ולא הכמות. יכולה להיות מצגת מצוינת עם 60 שקפים, בה שקף יכול להיות משפט מרכזי, תמונה מעוררת מחשבה או איזו תובנה מרכזית אחת על פני כל שקף והמצגת תהיה מצוינת. 

4. תנועה במרחב - לאנשים יש נטייה לעמוד על בלטה אחת בד"כ מאחורי הפודיום או ליד המחשב ולא לזוז במהלך כל המצגת. יש היום עכבר על חוטי ואין בעיה היום לעמוד ומדי פעם אפילו לחצות את המצגת, לא לעמוד ולהסתיר אותה, אבל מדי פעם לחצות אותה. השליטה הזו במרחב מסייעת לכם גם להזניק את קשב הקהל וגם לבסס מעמדכם כמוסר ששולט לא רק בבמה אלא גם בתכנים עצמם. הרבה פעמים אנשים עומדים בפרופיל כשהם פונים למצגת. חזית הגוף שלנו תמיד צריכה לפנות במאה אחוז אל הקהל.

5. כותרות - הכותרת היא הדבר הראשון שאנשים רואים בכל שקף ושקף והדבר הראשון שיגרום לאנשים להסיק מסקנה - רוצים או לא רוצים להקשיב, מעניין אותנו או לא מעניין אותנו, בעל ערך עבורנו או לא. רוב הכותרות במצגות הן כותרות שמתארות תוכן ולרב הן משעממות, בנאליות ולא מניעות לפעולה. כדאי לנסות ולנסח כותרות אשר מייצגות ערך. במקום לשאול "על מה הולך להיות השקף הבא?" תנסו לשאול את עצמכם – "למה כדאי לקהל שלי להקשיב לשקף הבא?" לעתים זאת תהיה כותרת שמנוסחת כשאלה, לעתים היא תנוסח כהבטחה, כאמירה. לדוגמא, "עד ינואר 2015 נוכל להשיג גידול של 22% בזכאים לבגרות". חשוב להימנע מכותרות של "רקע", "סטאטוס הפרויקט". אין סיבה להירתע מכותרות ארוכות אם הן מעניקות ערך ותועלת לקהל.

זכרו, מצגת אינה מהווה תחליף לדובר. אם אפשר להבין את התכנים גם בלי הנוכחות שלכם – שלחו אותה במייל! גם כשבוחרים לעבוד עם מצגת הפוקוס של הקהל צריך להיות מופנה בעיקר אליכם.

  • פייסבוק

נשמח לשמוע מכם!

חברת דיבייט

תקשורת ביניאישית וניהול

 

בוקסנבאום 3, תל אביב

 

טל': 03-7722032

חברת דיבייט - תקשורת בינאישית וניהול