Email - גזלן הזמן המרכזי של המאה ה-21

כולנו מכירים את המרדף הבלתי פוסק אחר ריקון תיבת ה-INBOX שלנו וכולנו מכירים את תחושת העומס שנוצרת רק מקריאת העדכון: "יש לך 54 פריטים חדשים בדואר נכנס". אז איך אפשר להתנהל טוב יותר? מרבית האנשים קוראים את האימיילים שלהם בשיטת (FIFO (First In First Outf, כלומר, לפי סדר כניסתם. בשיטה זו קשה מאד לייעל את הזמן או להיות מכווני מטרה. אז מה כן לעשות?

טיפים לניהול נכון יותר של אימיילים:

  • לקרוא מהסוף להתחלה, כלומר להתחיל מהאימייל שנכנס אחרון (ההפך משיטת FIFO). למה? כי כך נמנעים מקריאה כפולה של השתלשלות מיילים וקוראים את כל התגובות שכבר כתבו כל הנמענים לאותו האימייל ברצף ומגיבים במרוכז.

  • לקרוא לפי נושא האימייל. עלינו לתעדף את דחיפות התגובה לפי דחיפות הנושא המופיע באימייל.

  • לקרוא לפי שולח האימייל. ניתן לתעדף את דחיפות התגובה גם לפי תפקידו של השולח ומידת השפעתו על הנושא הנדון.

  • להגדיר זמן תחום ומוגבל לקריאת מיילים ביום. ניתן למשל להגדיר שעה בבוקר ושעה בצהריים. חשוב מאד להסתכל על השעון ולעמוד בזמן שהוקצב. בנוסף, כשעוסקים במשימות אחרות על המחשב מומלץ לסגור את תיבת הדואר כדי שלא יופיע עדכון בכל פעם שנכנס אימייל חדש.

באופן כזה נוכל לנהל את האימייל שלנו במקום שהוא ינהל אותנו.


לפרטים נוספים:

נועה גרוס, מנהלת קשרי לקוחות חינוך

054-6655409 | noa@debate.co.il

גלעד חמזני, מנהל קשרי לקוחות חינוך

giladH@debate.co.il | 054-5490687

  • פייסבוק

נשמח לשמוע מכם!

חברת דיבייט

תקשורת ביניאישית וניהול

 

בוקסנבאום 3, תל אביב

 

טל': 03-7722032

חברת דיבייט - תקשורת בינאישית וניהול